Jak sestavit rozpočet
Ne každý umělec má rád matematiku. Každý ale potřebuje peníze. Když o ně žádá, musí vědět, kolik jich potřebuje. Rozpočet se ptá, jak je hodlá využít.
Jasnost – přesvědčivost – konkrétnost – správnost – promyšlenost
To jsou hlavní atributy dobře nastaveného rozpočtu.
Rozpočet na projekt prozradí hrozně moc. Ne proto, že jsou granty o penězích. Proto, že se v něm neschováš za klišé a vágní fráze. Rozpočet krutě a jasně říká, co se bude dělat a za kolik. Vyčísluje naše umění do detailu. I proto ho umělci nemají rádi. Bere jim část svobody. Stanovuje totiž limity, specifika, jasné obrysy. Dává ale obživu.
A právě proto ho komise vyžaduje a sleduje. Z rozpočtu pozná, zda je projekt opravdu promyšlený. Že víš, co chceš dělat, s kým, jak dlouho, kdy a kde. Určitě se s ním tedy netrap, pokud nemáš za sebou alespoň první verzi žádosti.
A pak už jen počítat.
1. Krok – Sčítání – Virtuální nákup
Vím, co bude obsahem projektu, tedy CO, KDY, KDE, PROČ a JAK budu dělat.
Dokážu vyčíslit všechny položky, které mě budou něco stát.
Sepiš si, co všechno bys potřeboval z grantu zaplatit. Co bys potřeboval koupit. Od rekvizit po kostýmy, reklamu, květiny, prostor, světla apod. Odhadni nebo zjisti, kolik takové věci stojí. Klidně i rovnou piš vedle, jestli je seženeš někde jinde, když na ně nebudeš mít peníze z tohoto grantu. Jestli to bez nich nejde, jak moc jsou zásadní a zda by se daly sehnat levněji. Je dobré si to u každé položky uvědomovat a třeba si i rovnou dělat rozpočty dva – ideální a minimální, bez kterého se do projektu ani nemá smysl pouštět.
2. Krok – Násobení – Čas a lidi
Většinu práce v tanečním oboru odvedou umělci, kteří za ni chtějí být zaplaceni. Někdo má jasné ceny a dopředu víš, za kolik ti udělá grafický návrh nebo fotky. Mnoho lidí ale odhaduje svůj honorář na základě času, který přípravou tvého projektu stráví. Zkus si u každého člověka v týmu napřed odhadnout, kolik hodin denně/týdně/měsíčně/celkem se ti bude věnovat. A jaká hodinová sazba by měla být přijatelná za danou práci, odbornost, kvalifikaci, nasazení.
A poté násob a znovu sčítej. A nelekej se velkých čísel. Umění není levné.
Vyšel ti součet nákladů na projekt.
3. Krok – Odečítání – Potenciální příjmy
Přemýšlej, odkud bys mohl projekt financovat. Kolik by se mohlo vydělat na vstupném na premiéře? A kolik na reprízách? Lze něco vydělat nějakým jiným příjmem? Existuje šance získání sponzora? Lze žádat o grant i jinde? Má soubor/podnik nějaké vlastní prostředky k investování?
Odečti příjmy od nákladů a podívej se na výslednou částku. O kolik % je nižší než celkové náklady?
4. Krok – Dělení – Požadovaná částka
Mrkni na podmínky dotace. V mnoha případech povoluje grantová výzva žádat jen 70 % celkových nákladů. V některých je to ale 90 % a v jiných neomezeně. Podívej se, o kolik žádali žadatelé v minulých letech, a zjisti, nakolik je tvá částka přiměřená.
5. Krok – Přepočítání
Teď si přečti svou textovou část žádosti. Jsou s rozpočtem v symbióze? Neslibuješ v textu něco, cos zapomněl v rozpočtu nacenit? A naopak, nedošlo ti během vyčíslování něco, co je třeba do žádosti doplnit?
Nezapomněl jsi na reprízy? Cestování? Postprodukci? Sám na sebe?
Spočítal jsi tvorbu, přípravu, realizaci, marketing, produkci, účetnictví i administrativu a management?
Nepřestřelil jsi někde částku na nějakou položku, nebo naopak nepodcenil něčí práci?
6. Krok – Kontrola
Znova zkontroluj všechny předchozí kroky. Nalij svůj rozpočet do finálního formuláře. Ujisti se, že rozumíš všem okýnkům. Precizně sleduj položky, ptej se, konzultuj, počítej, promýšlej. Nech si rozpočet chvilku ležet na stole při dodělávání dalších částí žádosti. Cizeluj, upravuj, přepočítávej, ale vždy znovu kontroluj, že sedí všechny součty.
V případě možnosti komentuj jednotlivé položky nebo dílčí výpočty, zvláště u velkých výsledných částek. Komise mnohdy musí řešit rovnice o mnoha neznámých, když se z výsledné částky například za interprety snaží dopátrat, kolik lidí vlastně tančí kolik repríz a jaký asi mají honorář za představení a kolik dostanou za zkoušení. Propočty dokazují promyšlenou práci, argumentaci a zvyšují důvěryhodnost žadatele. Žadateli, který nemá dobře spočítán rozpočet, se komise může bát svěřit dotaci – pokud nebudí důvěru, že by ji dokázal správně využít a vyúčtovat.